[데이터 분석] 2. PM 실무 소프트 스킬 - 킥오프, 공유, 회고

INTRO

오늘은 [데이터 분석] 두번째 시간입니다. 오늘은 PM 실무 소프트 스킬에 대해 킥오프, 공유, 회고 순으로 알아보겠습니다.

시작 단계(킥오프)

킥오프: 프로젝트의 첫 단계로, 프로젝트가 공식적으로 시작되는 순간

 

킥오프 미팅에서 다루어야 할 핵심 요소들

1) 프로젝트 목표 : 무엇을 달성할 것인지

- 목표는 프로젝트가 완료된 후 무엇을 달성하고자 하는지를 명확히 정의하는 부분입니다. 이 목표는 프로젝트 전반에 걸쳐 팀원들에게 방향성을 제공하고, 이해관계자들의 기대를 관리하는 데 중요합니다.

2) 프로젝트 범위 : 프로젝트에서 다룰 작업과 다루지 않을 작업

- 범위는 프로젝트에서 다루게 될 작업과 다루지 않을 작업을 명확히 구분하는 부분입니다. 이 항목을 명확히 해두면 후속 작업 중 범위 외의 일이 발생했을 때 잘 처리할 수 있습니다.

3) 일정: 주요 마일스톤과 기한

- 일정은 프로젝트 완료 시점과 주요 마일스톤들을 정의합니다. 이를 통해 팀원들이 목표 달성을 위한 구체적인 시간을 알고, 일정을 관리할 수 있게 됩니다.

4) 팀 구성 : 각 팀원의 역할과 책임

- 팀 구성에서는 각 팀원의 역할과 책임을 명확히 하여 프로젝트 진행 중 역할 분담이 잘 이루어지도록 합니다.

5) 커뮤니케이션 방법: 프로젝트 진행 중 정보 교환 방법

- 프로젝트 진행 중 커뮤니케이션 방법을 정의하면, 팀원들이 어떻게 정보를 주고받고, 의사소통할지 명확해집니다.

6) 리스크 및 이슈: 잠재적인 리스크와 해결 방안

- 리스크 및 이슈는 프로젝트 진행 중 예상되는 장애물이나 도전 과제입니다. 이를 미리 인지하고 대처 방안을 마련하는 것이 중요합니다.

7) 기대 사항: 이해관계자의 요구 사항과 프로젝트 결과물에 대한 기대

- 기대 사항은 프로젝트의 이해관계자들이 원하는 결과물이 무엇인지에 대한 명확한 설명입니다. 이를 통해 프로젝트 팀은 이해관계자들의 기대에 부합하는 결과물을 제공할 수 있습니다.

 

킥오프의 중요성

1) 명확한 목표 설정

- 킥오프 미팅을 통해 프로젝트의 목표와 범위가 명확히 정의되고, 팀원들은 프로젝트가 무엇을 목표로 하는지 정확히 이해하게 됩니다.

2) 예상되는 리스크 및 문제 예방

- 킥오프 미팅에서 예상되는 리스크를 식별하고, 이에 대한 대응 전략을 마련할 수 있습니다. 이렇게 하면 문제가 발생했을 때 빠르게 대응할 수 있는 준비가 되어 있습니다.

3) 팀 간 협업 촉진

- 팀원들은 각자의 역할과 책임을 이해하고, 협업의 중요성을 인식하게 됩니다. 이를 통해 프로젝트 중 발생할 수 있는 갈등을 예방하고, 팀원들이 효율적으로 협력할 수 있는 환경이 조성됩니다.

4) 이해관계자와의 기대 일치

- 킥오프는 프로젝트의 이해관계자와 팀 간의 기대를 일치시키는 중요한 기회입니다. 프로젝트의 목표, 일정, 범위 등이 명확히 정의되면, 이해관계자들이 가진 기대와 우려를 미리 파악하고, 이에 맞춰 조정할 수 있습니다.

 

킥오프의 진행방법

1) 킥오프 미팅 사전 준비

목표 설정: 프로젝트 목표, 범위, 일정, 예산 등 중요한 요소를 명확히 정의하고 준비합니다. 이를 통해 미팅에서 중요한 정보가 빠짐없이 전달될 수 있습니다.

참석자 선정: 프로젝트에 중요한 영향을 미칠 수 있는 사람들(팀원, 주요 이해관계자 등)을 초대합니다. 프로젝트에 관련된 모든 주요 인물들이 참석해야 합니다.

자료 준비: 발표할 자료와 문서(프로젝트 계획서, 일정표, 리스크 관리 계획 등)를 미리 준비합니다.

미팅 목적 정리: 미팅의 목적과 기대 결과를 사전에 명확히 설정하고, 이를 참석자들에게 사전 안내합니다.

 

2) 킥오프 미팅 진행

프로젝트 개요 및 목표 공유

- PM은 프로젝트의 비전과 목표를 분명히 전달합니다. 이때, 프로젝트의 목표가 왜 중요한지, 왜 이 프로젝트가 진행되는지를 팀원들에게 설득력 있게 설명합니다.

프로젝트 범위 및 일정 소개

- PM은 프로젝트의 범위와 주요 일정(마일스톤)을 소개합니다. 각 팀원들이 맡은 역할을 명확히 하고, 프로젝트의 각 단계에서 무엇을 해야 하는지 설명합니다.

팀 구성 및 역할 설명

- 팀원들의 역할과 책임을 구체적으로 설명합니다. 각 팀원이 자신의 역할을 명확히 이해하고, 협업할 수 있도록 돕습니다.

리스크 관리 및 문제 해결 방안 논의

- 예상되는 리스크나 문제를 공유하고, 이를 해결하기 위한 계획을 설명합니다. 문제가 발생했을 때의 대응 방법도 미리 논의합니다.

커뮤니케이션 계획 및 도구 소개

- 팀 간 커뮤니케이션 방법과 도구를 공유합니다. 정보 공유가 원활하게 이루어질 수 있도록, 어떤 도구(슬랙, 이메일, 프로젝트 관리 툴 등)를 사용할지 정하고, 이를 팀원들이 잘 사용할 수 있도록 안내합니다.

질문과 의견 수렴

팀원들이나 이해관계자들의 질문을 받고, 필요한 의견을 수렴하는 시간을 가집니다. 모든 사람이 동일한 이해도를 가질 수 있도록 합니다.

 

3) 킥오프 미팅 후

미팅 기록 공유: 킥오프 미팅에서 논의된 주요 사항을 회의록으로 작성하여, 참석자들과 공유합니다. 이를 통해 모든 참여자가 동일한 정보를 갖도록 합니다.

액션 아이템 정리: 미팅에서 결정된 사항이나 행동 항목을 목록화하여 각 팀에 전달하고, 진행 상황을 추적합니다.